Als het afgelopen jaar ons iets heeft geleerd, dan is het wel dat je het halve land niet hoeft te doorkruisen om die ene belangrijke meeting bij te wonen. Toch hebben fysieke vergaderingen zo hun voordeel. Nu we stelselmatig terugkeren naar kantoor, claimen ze binnenkort vast weer een plekje in je agenda. Maar hoe gaat dat weer, ‘écht’ vergaderen? En wat hebben we geleerd uit het digitale coronatijdperk?
Respecteer de vergadertijd
Vraag je iemand naar het grote voordeel van virtuele vergaderingen, dan hoor je vast dit: ze beginnen niet alleen stipt op tijd, ze eindigen ook stipt op tijd. Hou die mentaliteit vast wanneer je terugkeert naar de werkvloer en maak daarover duidelijke afspraken met je collega’s.
Dat kan aan de hand van deze tips:
- Pleeg geen last-minutetelefoontjes en stop onderweg naar de vergaderzaal niet voor een snel praatje. Zorg daarnaast dat je alle nodige prints op voorhand maakt, bundelt en sorteert.
- Haal geen thee of koffie in de kantine, maar voorzie een thermos in de vergaderruimte. Zo komt ook de rest op tijd.
- Rond de vergadering af wanneer de voorziene tijd bijna afloopt. Zelfs wanneer er nog onbehandelde vergaderpunten overblijven.
Focus op je doelen
Een efficiënte meeting organiseren? Stel dan welomlijnde doelen voorop. Denk na over de knopen die je wil doorhakken en de onderwerpen die absoluut aan bod moeten komen. Die items giet je in een overzichtelijke agenda.
Bepaal daarbij niet enkel de volgorde van de topics, maar ook de tijd die je eraan wil besteden. Zet de minst belangrijke punten helemaal achteraan en zorg dat alle deelnemers de agenda op voorhand ontvangen.
Wijdt de groep tijdens de meeting te veel uit en dreigt de planning in het honderd te lopen? Maak de deelnemers daarop attent en focus opnieuw op de kern van de zaak.
Rollen verdelen
Goeie afspraken maken goeie vrienden. Zeker in de vergaderzaal. Daarom is het handig om op voorhand enkele rollen te verdelen:
- Wie voert het woord?
- Wie bedient de presentatie en test die op voorhand even uit?
- Wie neemt notities en stuurt achteraf een overzicht met to do’s door?
- En wie modereert de discussies en let erop dat ook de minder mondige aanwezigen hun mening uiten?
In kleinere vergadergroepen kan eenzelfde persoon meerdere taken combineren. Maar zeker tijdens grote, belangrijke meetings komt een duidelijke rolverdeling vaak goed van pas.
Lichaamstaal gebruiken
Een fysieke vergadering biedt enkele handige voordelen. Benut die dus goed. Zo geniet je van een verhoogde interactie tijdens brainstormsessies en kan je eindelijk terug rechtstreeks oogcontact maken wanneer je iemand ergens van probeert te overtuigen.
Vergeet daarbij je lichaamstaal niet, want eindelijk zijn ook je handen, armen en je gezichtsexpressie weer volledig te zien.
Schrijf virtuele meetings niet af
Ook jij kijkt er vast naar uit om terug rond tafel te gaan zitten met klanten en collega’s. Toch bieden digitale overlegmomenten soms de beste uitkomst. Overweeg daarom steeds wat het meest de moeite loont.
Zeker wanneer één of meerdere deelnemers een verre verplaatsing moeten ondernemen.
